Osmangazi Belediyesi’nde Dijital Arşiv Dönemi

Bursa’da bir ilke imza atan Osmangazi Belediyesi Yunanistan’daki belediyelere de örnek olacak bir çalışmaya imza attı. Belediyede Dijital Arşiv Dönemini başlatıldı ve 6,5 Milyon Sayfalık Evrakı arşivledi.

Osmangazi Belediyesi, vatandaşın hayatını kolaylaştıran çalışmalarına bir yenisini daha ekledi. Belediyede evrak kaybının önlenip, takibinin kolaylaştırılması, işlemlerinin daha hızlı sonuçlandırılarak vatandaşların karşılaştığı zaman kaybını en aza indirmeyi hedefleyen dijital arşiv çalışmaları tamamlanarak, 6,5 milyon sayfalık 55 bin imar dosyası dijital arşiv kayıtlarına girdi.Dışarıdan hizmet satın alma yöntemiyle hayata geçirilen dijital arşiv çalışmaları, 1,5 yıllık bir çalışma sonunda tamamlanarak vatandaşların ve ilgili birimlerin kullanımına sunuldu. Toplam 30 kişilik ekip tarafından 1.5 yılda tamamlanan çalışmalarda, 45 bin ruhsat dosyası, 150 bin yapı ruhsatı, 8 bit ve 300 DPI gri tonlama yöntemi ile yüksek çözünürlükte taranarak arşivlendi. En son teknolojinin kullanıldığı dijital arşiv çalışmalarında taranan evraklar üzerindeki imzaların orijinal olup olmadığı, kullanılan teknik sayesinde anında anlaşılıyor.

Tamamlanan dijital arşiv çalışmaları hakkında bilgi veren Osmangazi Belediye Başkanı Mustafa Dündar, 1930’lu yıllardan günümüze belediyenin arşivinde yer alan evrakların tamamının taranarak arşivlendiğini söyledi. Dündar, kurulan sistem sayesinde, vatandaşların belediyedeki işlemleri sırasında evrakların hangi aşamada olduğu rahatlıkla görüleceğini ve elektronik ortamda evrak akışının güvenle sağlanmış olacağını söyledi. Dijital arşiv sayesinde, ilçedeki esnaf sayısından, vatandaşlara ait gayrimenkul bilgileri gibi her türlü veriye anında ulaşabilmenin mümkün olacağını ifade eden Dündar, “Yapı ruhsat belgesinden, yapı kullanım izin belgesine kadar, istenilen her belgeye ilgili personel tarafından sistem üzerinden kısa sürede ulaşılarak, vatandaşlarımıza hızlı ve güvenli hizmet sunma imkânına kavuşacağız” dedi. Dijital arşiv sayesinde işlemlerin hızlandığını, bilgi ve belge güvenliğinin arttığını belirten Dündar, Osmangazi Belediyesi olarak kurumsal yapısını güçlendirmek adına çok çeşitli çalışmalar yürüttüklerini, bunların en başında teknolojiyi etkili ve verimli kullanmak geldiğini açıkladı. Teknolojiyi en etkin ve verimli kullanan belediye olmaktan çok mutlu olduklarını ifade eden Dündar, “Bu sistem sayesinde iş yükü azalırken iş verimliliği de artıyor. 

Osmangazi Belediyesi’nin 25 yıllık tarihinde dosyalar halinde biriktirilen ruhsat evrakları, projeler, kurum yazılarından oluşan 6,5 milyon sayfalık evrak dijital arşive girdi. Yapmış olduğumuz arşivleme sistemi, fiziksel ve sayısal olarak 13298 sayılı yönetmeliğine uygun olarak hazırlandı” dedi. Dijital arşiv çalışması ile belediye arşivini tahrip olmaktan kurtardıklarını ifade eden Başkan Dündar, dijital arşiv sistemi sayesinde Osmangazi’nin kimliğini kayıt altına aldıklarını belirten Dündar, “Bu sistem, gerek belediye hizmetlerin yürütülmesinde, gerekse vatandaşın belediyedeki işlerini hızlı bir şekilde halledilmesinde çok büyük fayda sağlayacak. Böyle bir sistem Bursa’da ilk kez Osmangazi Belediyesi tarafından hizmete sokuluyor. Teknolojiyi en etkin ve verimli kullanan belediye olmaktan çok mutluyuz” diye konuştu. Nüfus bakımından Türkiye’nin en büyük 4’üncü ilçesi olan Osmangazi’ye, her yıl 100 binin üzerinde genel evrak kaydı yapıldığını, bunların yüzde 50’sini imar dosyalarının oluşturduğunu söyleyen Başkan Dündar, “Dijital arşiv sistemine geçmeden önce, ilçede 6 ayrı noktada arşiv çalışması yapılıyordu. Dosyalama yöntemiyle tutulan arşivlerdeki tüm evraklar, yapılan çalışmanın ardından tek bir noktada toplanarak yönetmeliğe uygun, son derece modern bir sistem çatısı altında toplandı. Belediye arşivindeki dosyalar, pırıl pırıl raflarda yerini aldı. 24 saat güvenliğin sağlandığı yeni arşiv deposuna taşınan dosyalara, artık birkaç dakika içinde ulaşmak mümkün” dedi.